Деловые встречи являются важным элементом развития предприятий любой отрасли. Они регулируются определенными правилами, знание которых облегчает ход таких событий и выводы. В этом руководстве мы расскажем о самых важных принципах savoir vivre во время деловых встреч в офисе компании а так же много полезной информации на бизнес-форуме
Прежде чем приступить к планированию встречи, следует, конечно же, сообщить об этом своим гостям, т.е. разослать приглашения. Если вы обращаетесь в одну компанию, сообщите о встрече ответственному за организацию на стороне партнера.
Как выглядит приглашение на деловую встречу?
Приглашение на деловую встречу содержит самую важную информацию, такую как: время и место проведения мероприятия и просьбу подтвердить дату к конкретной дате . Кроме того, не забудьте включить дополнительную информацию, например, краткое изложение цели и темы встречи . В приглашение можно включить подробную инструкцию, как пройти на территорию компании. Это важная информация, ведь люди, которые без проблем идут в офис, придут на встречу с лучшим настроем.
Как подготовить деловую встречу?
Убедитесь, что у вас есть подходящие условия для разговора в конференц-зале, где происходит встреча. В комнате должно быть в первую очередь тихо и чисто. Убедитесь, что аудиовизуальное оборудование работает правильно, если вы планируете его использовать. Перед встречей организуйте постоянный доступ гостей к воде. Элегантным решением станут стеклянные кувшины с родниковой или фильтрованной водой из кулера и полированные стаканы .
Деловой этикет
Прозрачность и повестка дня важны от начала до конца встречи. Не забудьте назначить ведущего, который представит план обсуждения и моделирует его . Прежде чем человек перейдет к делу, он предлагает своим гостям что-нибудь выпить. Такое поведение соответствует принципам savoir vivre в бизнесе. Также назначьте человека, обслуживающего приглашенных гостей – того, кто будет готовить кофе или чай и подавать заранее приготовленную воду. Быстрая кофе-машина с двойным носиком обслуживает много гостей одновременно.
Как провести деловую встречу?
Этикет требует введения собеседников в тему встречи . Лидер представляет идеи организации и ставит перед гостями цели. Он представляет план своего выступления и следит за тем, чтобы не отклоняться от темы — помнит и о временных рамках. После каждой темы он дает собеседникам возможность обсудить. Если вопросы не имеют строгого отношения к теме, он использует «парковку вопросов» , т.е. перемещает их в конец обсуждения, где отводит время на «разное» . Основой преподавателя являются собранные данные и материалы. Он подкрепляет свои аргументы содержательной информацией, желательно наглядной. Он подводит итоги встречи выводами , которые позже — вместе с благодарностью — рассылает участникам по электронной почте.
Как разговаривать с клиентом?
В дополнение к ясности сообщения лидера важно внимательно выслушать другую сторону и подготовить удовлетворительный ответ на заявленные потребности . Проведите дискуссию с учетом аргументов другой стороны и постарайтесь понять ее точку зрения. Конечно, даже во время выполнения графика допустимы непринужденные разговоры. Темы, не связанные с работой, позволяют вам установить более прочные отношения с вашим подрядчиком и расслабить атмосферу . Задача ведущего — сделать так, чтобы неформальные беседы не затянулись и участники не отклонялись от темы встречи.
За одним столом
Организуйте деловую встречу за столом так, чтобы все могли наблюдать и поддерживать зрительный контакт с вашими собеседниками . Ведущий также должен читать сигналы, посылаемые аудиторией. Если он замечает усталость или усталость, он предлагает перерыв на кофе до 20 минут.
Более сложные темы и сложные данные часто вызывают усталость или напряжение. Такие ситуации всегда легко разрядить перекусом или чашечкой вкусной еды. Благодаря этому ваша компания произведет хорошее впечатление на гостей.
