Архивы

Архив — неоднозначный термин, который может означать место хранения архивных материалов, коллекцию или архивный ресурс, учреждение, хранящее архивы, или отделы контор и предприятий, хранящих архивы. Такое название имеют многие научные журналы, особенно исторические.

Этот термин развивался постепенно, вместе с развитием методов сбора и упорядочивания файлов — сейчас мы можем выделить несколько его значений.

Архив, понимаемый как самостоятельное учреждение, создан для сбора, оформления, развития, постоянного хранения, защиты, сохранения и предоставления архивных материалов. Под этим термином понимают прежде всего государственные архивы. Такое учреждение является административным учреждением, учреждением общественного вероисповедания и исследовательским учреждением. Он имеет постоянный архивный ресурс, систематически собираемый путем архивирования, дарения, покупки и обмена.

Имеет право выдачи копий, выписок, выписок и заверенных копий собранных архивных материалов. Собранные материалы доступны как для официальных, так и для научных и частных целей. Как научное учреждение проводит исследования в области архивоведения Архив как организационная единица

Архив, понимаемый как организационная единица, создается внутри учреждения, чаще всего в виде отдельного отдела конторы или предприятия. Таким образом, такими ячейками являются файловые хранилища, архивы компании, промежуточные архивы, многосайтовые архивы, архивы компании с расширенными ресурсами и отдельные архивы. Они созданы для захвата, захвата, хранения, организации и защиты архивов конкретного учреждения.

Ресурс, хранящийся в архивах этого типа, в отличие от архивов предыдущей группы, является переменным по количеству. Они постоянно получают новую документацию от организационных подразделений. По истечении установленного периода времени часть ресурса подлежит систематическому архивированию и передается в вышестоящие архивы предыдущей группы, в частности в государственные архивы; остальное отправляется на макулатуру.

Это значение относится к рассмотренным ранее архивам как к самостоятельным учреждениям, и как организационные единицы они могут быть объединены в одну категорию «архивы как хранилища дел».

Архив как комната

Это понятие также определяется как здание или помещение, составляющее помещение для архивов в указанных выше значениях, т.е. как само место хранения архивных материалов. Это может относиться не только к архитектуре и функциональности функциональных зданий, но и к размещению ресурсов в здании и складах.

Архив в виде коллекции или архивного набора

Архивная коллекция (собрание намеренно собранных документов), архивная коллекция (органически связанные архивные архивные материалы) или группа архивных коллекций, возникшие в результате деятельности учреждений, организаций и учреждений, прежде всего семей, семей или частных лиц . Этот термин часто используется как разговорный термин. В результате деятельности семей были созданы семейные архивы, а также т.н. усадебный архив. Архивы, созданные в результате деятельности частных лиц, являются частными архивами, также используется термин архивное наследие (так называемые «бумаги», материалы, собранные частным лицом, специально для целей коллекционирования). К этому типу архивов относятся также городские архивы, заводские архивы и др.

Типология архивов

Общая типология архивов еще не до конца разработана. Работа по его формированию связана, прежде всего, с разработкой информационных систем, различающих виды архивных архивов. Представленный здесь перечень понятий включает не только типологические и классификационные элементы, но и отдельные терминологические элементы специфического и исторического характера.

Публичный архив и частный архив

Самым старым типом архивов являются публичные архивы; это номер группы архивов как в прошлом, так и в настоящем. Публичные архивы — это независимые учреждения, созданные для постоянного хранения, сбора и совместного использования ресурсов, собранных властями, офисами и государственными учреждениями. Деление архивов на государственные и частные носит общий характер, оно относится к характеристике управляющего архивом. Частный архив определен в отдельной статье. Государственные архивы включают, например, государственные архивы, архивы политических партий и церковные архивы; к частным архивам — архивы отдельных лиц, архивы семей и семей, а также архивы частных предприятий.

Государственные архивы, архивы местного самоуправления и общественные архивы

Государственные архивы в широком смысле аналогичны публичным архивам , но получили свое развитие несколько позже. Они используются для бережного отношения к ресурсам государственных органов и учреждений. Их функции со временем менялись.

Архивы местного самоуправления тоже формировались очень рано — первоначально в основном как городские архивы, городские архивы. Их задачи аналогичны задачам государственных архивов, но они ограничены архивными ресурсами, созданными местными органами власти. В эту категорию также входят старые архивы местных органов власти, когда они еще не были выделены в самостоятельные институциональные единицы.

Первые общественные архивы создавались в основном в связи с функционированием католической церкви — это были как самостоятельные учреждения (церковные архивы), так и подразделения подразделений (монастырские архивы). В настоящее время в эту группу входят также партийные архивы и архивы различных религиозных объединений, ассоциаций и хозяйственных союзов. В прошлом и в настоящее время общественные архивы выполняют задачи, аналогичные задачам государственных и муниципальных архивов.

Архив открыт и архив закрыт

Открытые архивы и закрытые архивы — архивы, ресурсы которых состоят из открытых архивов и закрытых архивов соответственно. Их также можно определить как архивы, обладающие правами и полномочиями формировать увеличивающийся архивный ресурс и, соответственно, не имеющие таких прав.Эти термины не следует путать с публичными архивами и архивами с ограниченной доступностью, обсуждаемыми ниже.

Публичный и ограниченный архив

Архивы, открытые для публики, и архивы с ограниченным доступом различаются по степени их доступности. К первой группе относятся в основном государственные архивы (в Польше сеть государственных архивов, находящаяся в ведении Главного управления государственных архивов). К архивам с ограниченной доступностью относятся, например, некоторые церковные архивы, военные архивы, а также некоторые ведомственные архивы, именуемые отдельными государственными архивами.

Общий архив и специальный архив

Деление архивов на общие архивы и специальные архивы является общим, все архивы попадают в один из этих типов. Архивы делятся на общие и специальные в зависимости от сферы их деятельности, т.е. сферы собирания ресурса. Общие архивы собирают ресурсы различных типов — типичным примером являются государственные архивы. Специальные архивы собирают ресурсы разнородного характера — например, киноархивы, хозяйственные архивы, литературные архивы, архивы прессы, телеархивы, церковные архивы и т. д. Существуют и другие подгруппы специальных архивов, такие как специальные государственные, церковные, местные органы власти. , государственные и частные архивы и т.д.

Исторические (вечные) архивы, административные архивы и промежуточные архивы

Общее деление архивов на исторические архивы, административные архивы и промежуточные архивы связано с их соответствующими полномочиями. Исторические архивы также называют вечными архивами, но этот термин также относится к другому разделу, обсуждаемому ниже, который противопоставляет вечные архивы институциональным архивам. Их функция заключается в сборе, хранении и совместном использовании ресурсов —  административные архивы также выполняют эти определяющие функции для архивов, однако их основная функция иная: это управление растущим ресурсом. В польской архивистике такого рода функциональное деление выражено слабо, а в западноевропейской — в более широком смысле.

Переходный архив административного типа имеет иной организационный характер  . Их используют для запросов и отборов материалов, после чего они передаются на постоянное место хранения.

Вечный архив и архив учреждения

Вечные архивы и архивы учреждений различаются по способу сбора и хранения материалов. Вечные архивы разрабатывают и совместно используют ресурсы в первую очередь для научных целей, сохраняя их на постоянной основе. Архивы учреждений , которые могут принимать самые разнообразные организационные формы, занимаются временным хранением и организацией документации.

При общении с клиентами мы часто слышим два вопроса: «Что такое  электронное архивирование документов ?» и «Зачем нам их использовать?» К сожалению, до сих пор бытует мнение, что работа и архивирование документов в компании в бумажном виде не проблематичны и не представляют собой больших потерь времени и денег. Это связано с тем, что довольно сложно определить, какую экономию даст система электронного документооборота . Результат зависит от ряда критериев, которые отличаются от компании к компании. Например: количество сотрудников, количество документов, количество отделов, которые задействованы в работе с документацией и возможный документооборот.